Hay un par de ejemplos clásicos de cómo manejar las preguntas difíciles de pepole a las que informa
1. Solicite una asignación nueva y urgente cuando ya está reservado: “Ya estoy trabajando en XYZ y me ocupan todo mi tiempo. ¿Cuál debería dejar de trabajar en esto?” No estás diciendo que no, les estás haciendo conscientes de lo que está pasando y asumiendo la responsabilidad de lo que se hace cuando. Tenga en cuenta que solo se trata de superiores que en realidad deben tomar decisiones sobre qué trabajo se prioriza cuando. Si no tienen la autoridad para priorizar tu trabajo, solo dices: “Ya estoy trabajando en XYZ. Habla con mi jefe si crees que debería estar trabajando en otra cosa”.
2. Alguien te pide que hagas algo difícil y que te lleve mucho tiempo como parte de un proyecto. En lugar de decir no, dígales que puede hacerlo si tiene X días adicionales (más cualquier recurso adicional que necesite). También dales opciones adicionales que me puedan ser más rápidas o más fáciles. Las personas están programadas para ir por recompensas rápidas; Verá que reconsideran algunas de sus preguntas cuando informaron cuánto durará la tarea. Nuevamente, solo haga esto con personas que se supone que deben tomar decisiones sobre un determinado proyecto. Para otras personas, diríjalos a quien toma las decisiones. O puede enviar un mensaje a la persona que toma la decisión, diciéndoles tanto la solicitud como los recursos adicionales necesarios y preguntar qué quieren hacer.
El principio subyacente en ambos casos es que no los está rechazando por completo, sino que les permite ver las ramificaciones de sus preguntas y responsabilizarse por ellos. A menos que usted sea el que se supone que debe tomar estas decisiones, está devolviendo la responsabilidad a donde pertenece.
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Si usted es quien toma las decisiones, haga lo siguiente. Primero, escuche y haga preguntas de aclaración para que entienda completamente la tarea y que sepan que la entiende (probablemente siempre debería hacer esto). Luego, si no parece ser la elección correcta, hágales saber que su decisión se basa en los principios de XYZ, que su pedido no encaja con eso en este momento. Por último, bríndeles algunas opciones o los próximos pasos para lograr lo que quieren. Esto les mostrará que está tomando en cuenta sus necesidades, pero al igual que arriba, los hace responsables de realizar mejoras en sus pedidos o realizar otro trabajo de preparación para que puedan hacer sus pedidos.