¿Cómo podemos asegurarnos de que las personas lean los documentos antes de las reuniones para que no tengamos que perder tiempo en las reuniones mientras los escanean en forma cursiva?

Answer 1

Aquí hay algunas tácticas que puede utilizar para influir en las personas para hacer el trabajo previo. Estos son todos los enfoques que he usado con mis equipos y clientes. No necesitas hacerlos todos. Pruebe algunos y vea qué funciona mejor para su equipo u contexto organizacional.

• Sea específico sobre el trabajo previo
  Proporcione instrucciones específicas que incluyan la duración del trabajo previo y lo que desea que hagan con el material. ¿Deberían venir preparados para compartir sus reflexiones o responder una pregunta específica? Por ejemplo: lea el documento adjunto (aprox. 5 min) y venga listo para compartir sus conclusiones y cómo esto influirá en nuestros próximos pasos. Cuando proporciona instrucciones específicas, las personas pueden relacionar cómo el trabajo previo ayudará a que la reunión sea exitosa. También reduce la tendencia humana a retrasar el trabajo que no entendemos completamente.
• Enviar un recordatorio antes de la reunión.
  Asegúrese de dar a las personas el tiempo suficiente para hacer el trabajo previo. Envíe el trabajo previo junto con la agenda al menos 24 horas antes de la reunión. Pero espere que muchas personas esperen hasta el último minuto o se olviden por completo, especialmente si lo envía más de 48 horas antes de la reunión. Envíe un correo electrónico de recordatorio con las instrucciones y los archivos adjuntos unas horas antes de la reunión para recordarlo.
• Hacer el trabajo previo accesible y atractivo
  Siempre que sea posible, utilice viñetas, imágenes y / o gráficos (en lugar de párrafos de texto) para que el contenido sea más fácil de leer. Considere enviar un mensaje de voz o incluso un mensaje de video si esos formatos se adaptan mejor al contenido que necesita compartir. Sea consciente de cuánto tiempo lleva el trabajo previo para completar. En general, 5-10 minutos de preparación por 30 minutos de reunión son aceptables.
• Ir a través del trabajo previo con un participante crítico
  Si hay una persona en particular, como un líder sénior, que necesita completar el trabajo previo con anticipación para que la reunión sea exitosa, programe una visita de 5 a 10 minutos para reunirse con él o ella. Durante este tiempo, realice el trabajo previo para que lo hagan con usted.
• Llamar la atención sobre la importancia de hacer el trabajo previo.
  Plantea el problema con el grupo y hazles saber por qué estás enviando el trabajo previo y cómo ayudará al grupo a usar su tiempo juntos de manera más productiva. Explique cómo es perturbador e irrespetuoso cuando algunas personas hacen el trabajo previo y otras no. Pida al grupo que se comprometa a hacer el trabajo previo a las reuniones y en el futuro, reconozca cuándo vienen las personas a prepararse y resalte la experiencia positiva de la reunión.
• Incluir tiempo en la reunión para hacer el trabajo previo.
  Este es un enfoque de último recurso. Si no puede hacer que las personas se preparen, programe reuniones más largas y use los primeros 5 a 10 minutos para que las personas se sienten en silencio y lean / reflexionen sobre el trabajo previo. Esta ha sido una estrategia exitosa en varias organizaciones, como Amazon y LinkedIn, que luchan por completar constantemente el trabajo previo.

Consulte estas publicaciones que escribí sobre Seis estrategias para influir en otros hacia una mejor preparación de las reuniones y el trabajo previo al trabajo publicado originalmente por Meeteor para obtener más consejos excelentes.

Answer 2

Bueno, la respuesta corta es que no puedes … al menos en el 100% del tiempo. Pero definitivamente hay algunas cosas que puedes hacer para ayudar a aumentar la probabilidad de que tu equipo (supongo que es tu audiencia) lea los documentos

Adaptar su audiencia

Este debería ser un pan comido, pero vale la pena mencionar. Si está incluyendo personas en una reunión sin motivo, por favor, deténgase. Es una pérdida de tiempo y esfuerzo … ambos son extremadamente valiosos. Si también necesita que estos miembros irrelevantes lean antes de tiempo, acaba de agregar a la basura.

Indique claramente que la información es de valor y es requerida

Personalmente, he recibido varios correos electrónicos previos a la reunión que comienzan con “aquí hay un documento para la reunión de mañana”. ¡Genial! Entonces, ¿qué debo hacer con él? Un poco de dirección va un largo camino.

Asegúrese de que la reunión incluya la información que le pidió a su equipo que leyera, pero no simplemente regurgite los contenidos.

Si es vital para el equipo cubrir la información que proporcionó antes de la reunión, entonces la reunión en sí debería ampliar esa información. No debería ser simplemente una repetición de lo que ya cubrieron. Si lo hace a menudo, cada vez menos personas completarán la lectura requerida.

Dar a la audiencia tiempo suficiente para cubrir la información

Si la reunión es en 15 minutos, ahora no es el momento de enviar un folleto de información para consumir antes de comenzar. Cuanto más tiempo le permita a su equipo (dentro de lo razonable … demasiado tiempo puede ser perjudicial también si la gente lo olvida) para ver el contenido que ha asignado, mejor.

Considere el uso de software de seguimiento

Además de los puntos anteriores, si está enviando su contenido por correo electrónico, puede usar herramientas para ver si han abierto el correo electrónico y algunos incluso pueden llegar a decir si han hecho clic en un enlace o se han abierto. un adjunto.

• Para Outlook, solicite un recibo de lectura que pueda ayudar a confirmar si alguien ha abierto el correo electrónico (no el 100%, ya que puede rechazar para confirmar)
• Para Gmail, puede utilizar el seguimiento de correo electrónico de Mailtrack para Gmail y la bandeja de entrada, lo que le permitirá recibir una notificación de envío y lectura (más funciones disponibles con la versión de pago).
• También puede usar HubSpot, que tiene capacidades de seguimiento que incluyen clics de enlace y archivos adjuntos abiertos.

Andrew Vick – HowFactory

Answer 3

Realmente depende del tipo de documento, el punto de la reunión y su actitud hacia su personal: ¿valora su tiempo y trata de maximizar la eficiencia, o simplemente exige al empleado que haga lo que se le pide de la manera presentada? Formas genéricas de hacer que la información sea más fácil de digerir y más probable de leer: información de punto de viñeta en orden descendente de importación. Usa menos palabras. Usa tipografía y encabezados para enfatizar.

Alternativamente, intente incluir más al personal en la reunión, en lugar de la simple asistencia. ¿Puede alguien más presentar un punto? Esa persona seguramente conocerá bien los documentos y el interés de los compañeros puede ser mayor.

Answer 4

Lo primero es asegurarse de que los documentos se envíen con la suficiente antelación para que las personas tengan tiempo de prepararse. Dependiendo de lo que haga el equipo, es posible que necesiten más tiempo del que usted les está dando.

Podrías indicar en la entrega de los documentos algo al efecto de …

“Nuestra reunión es programada de x: 00 a y: 00. Para poder utilizar nuestro tiempo juntos de manera más efectiva, es importante que todos lean los documentos incluidos antes de la reunión “.

Productivamente, de manera eficiente, lo que mejor se adapte a sus patrones de habla. Deje en claro que se espera la lectura de los documentos.

Tenga una agenda para cada reunión y compártala también con el equipo cuando entregue los documentos. Apégate a la agenda, y la gente se acostumbrará a estar preparada para esta expectativa.

Finalmente, dependiendo del equipo, puedes preguntarles directamente por qué no están haciendo esto.

Realmente podría ser así de simple.

Answer 5

Esto se puede lograr mejor desarrollando su cultura para valorar y exigir esto.

El líder de la reunión debe dar el ejemplo y leer siempre el material.

Etiquete los materiales como “Pre-Lectura”. Un mensaje explícito.

Se debe recordar a las personas cuando los materiales están fuera de su responsabilidad de leerlos antes de la reunión. “Tenemos una agenda muy pesada y no queremos que la reunión sea demasiado larga. Por favor venga preparado, lea todo el paquete y venga listo para tomar decisiones “.

También apela al interés propio de las personas al declarar que el objetivo es evitar las reuniones largas porque las personas no están preparadas.

Esté atento a las oportunidades cuando las preguntas o el debate cubran los elementos que se explicaron en el material de referencia … recordemos a todos que esto se trató en la lectura previa.

Se necesita tiempo para desarrollar la cultura, pero sucederá si eres deliberado e implacable para crear valores y hábitos grupales.

Answer 6

El problema aquí es la motivación, probablemente sienten que están demasiado ocupados o que están acostumbrados a que la reunión se atasque mientras atrapa a la gente para que se conviertan en esta profecía autocumplida.

Puede probar un par de cosas difíciles, una interesante es hacerlos responsables, es decir, en la distribución que les diga que no resumirá ningún material y esperará una participación activa.

Otro de los menos divertidos es invitar a su jefe a la reunión, que normalmente solicitará un aviso de la discusión con su empleado, lo que los obligará a revisar el material con anticipación.

Hasta que no pueda establecer la responsabilidad con los participantes de la reunión, no tienen ningún motivo para prepararse con anticipación.

Answer 7

Bueno, por lo general, a algunas personas les gusta tomar el enfoque táctico de miedo difícil. Lo que quiero decir es proporcionar una etiqueta o archivo de advertencia que les dice los efectos negativos que pueden ocurrir al no leer los documentos digitales con atención.

Me parece que estos documentos contienen pequeños detalles muy importantes que marcan la diferencia entre un buen trabajo y un mal trabajo. Le diría a todos en persona o por correo electrónico por qué es importante leer estos documentos detenidamente y si no lo hace, entonces “esto sucederá”, “esto sucederá” y “esto sucederá” a veces tiene que dar razones por las que es importante y qué les sucederá si no se toman en serio su negocio. ¡Pon ese pie en mi buen señor! Buena suerte !

Answer 8

Cuando Rudy Giuliani era alcalde de Nueva York, sostendría reuniones diarias, y su razonamiento era que si le pedía a alguien que averiguara cómo abordar un problema, podría seguirlo a la mañana siguiente. Ver al alcalde todos los días hacía difícil para los jefes de departamento ignorar los asuntos por tiempo indefinido.

Si está trabajando en una capacidad de toma de decisiones, comience cada reunión asumiendo que todos ya han leído los documentos. Si alguien pide un momento para revisarlos, deje en claro que ya debería haber sido leído. La próxima vez que tenga una reunión, nadie querrá cometer el mismo error.

Answer 9

Fácil. Como persona de nivel superior, pasé el día antes o incluso temprano por la mañana escribiendo la forma en que debería jugar una reunión. El “descubrimiento” de Minki y alojo a mis subordinados para que conozcan su material e incluso obtengan las bendiciones de otras partes interesadas para su proyecto o la información que van a presentar.

No dejo nada al azar y, por lo general, puedo prever uno o dos caminos correctos al final de una reunión. También tengo problemas para venir a mi oficina y discutir el documento ”y el documento. Pre-engrasa para su papel o artículos accionables para tomar ventaja. Muchas veces no dirijo la reunión si hay un claro beneficiario de todo el proyecto. Yo construyo líderes de ellos

Answer 10

Las personas necesitan saber que serán responsables. Haga preguntas específicas a personas específicas en áreas de especialización relacionadas con los documentos.

Es posible que desee anunciar que hará esto antes de tiempo. Lo expresaría como si la lectura fuera un criterio profesional para el verdadero profesional. Si a uno le pagan, se lo considera profesional.

Odias ser como un maestro de escuela con la tarea, pero parece que el escenario está preparado … no por ti.

¡Te deseo más que suerte!

Answer 11

Eso es muy duro. Sigue animando y haciendo hincapié en la necesidad de completar la reunión anterior.